Cálculo de ROI para proyectos Open Source

Posted by Paola Pullas | Posted in Management | Posted on 14-12-2005

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Una de las primeras cosas que debe tomarse en cuenta antes de iniciar un proyecto de TI es la realización de un análisis de costo beneficio que permita determinar si la inversión de tiempo y dinero que se hará tiene sentido para la organización, para esto, es común que se nos solicite un análisis del retorno sobre la inversión (ROI) del proyecto, sin embargo, en el camino debemos enfrentar algunos inconvenientes como por ejemplo que los resultados del análisis ROI pueden ser cambiados realizando ajustes a los puntos que se hubieren asumido, que los beneficios intangibles por lo general no son valorados e incluso no suelen ser incluídos en el análisis, que es complicado realizar estimaciones de como la tecnología permitirá incrementar las ganancias de la organización, etc.

La mayor parte de proveedores de tecnología publican en sus sitios web análisis ROI para productos específicos e industrias específicas, lo cual puede ser de ayuda, sin embargo, en este tipo de análisis se puede palpar claramente como realizando ajustes los resultados pueden ser diferentes, para dar un ejemplo, Microsoft ha publicado un sinnúmero de análisis ROI que muestran asombrosamente que la implementación de Linux es mucho más costosa que la de Windows, y también podemos encontrar lo contrario, análisis que muestran que Linux es mucho menos costoso que sus competidores, ahora, nosotros como miembros de los departamentos de TI debemos tener muy claro que los puntos de análisis para estos estudios aplican solamente a cierto tipo de compañías y bajo ciertas condiciones específicas por lo que lo más aconsejable es que sea usted quien realice su propio análisis y lo ajuste a las condiciones de su organización.

En este post pondremos enfoque en las consideraciones que deben tomarse en cuenta para realizar un análisis ROI en proyectos Open Source, para esto, es necesario tomar en cuenta que la fórmula de cálculo es muy parecida a la que se utiliza en el manejo de proyectos de software comercial:

ROI = (Ganancia + Ahorros) / (Costos de evaluación + Costos de licencias y mantenimiento + Costos de instalación y configuración + costos de integración y personalización + Costos soporte y operación)

A continuación se detallan algunos puntos a tomar en cuenta previo a la realización de este tipo de análisis:

  • La naturaleza de los costos del software comercial y el open source es completamente diferente, por lo que, para la realización de un análisis ROI se debe tomar en cuenta otros factores como: los ahorros que se obtienen para la organización fruto de la implementación de un software específico en términos de confiabilidad, disponibilidad, procedimientos de mantenimiento, etc., los cuales son importantes a pesar de ser difíciles de cuantificar.
  • El tiempo y costos de evaluación del software open source pueden ser mayores que el del software comercial, esto se debe a que los proveedores de software comercial invierten mucho dinero en whitepapers, material de mercadeo, conferencias y otro tipo de contenido que permita promocionar sus productos, mientras que para el software open source existe muy poco material que explique porque se necesita el software, por esta razón, la realización de pruebas de este tipo de productos involucra que el staff de TI de su organización esté comprometido en la investigación y comprensión de la funcionalidad del producto con la finalidad de determinar si lo que se está evaluando cubre las expectativas y requerimientos de la organización. En base a esto, es claro entonces que el número de recursos que se tenga que emplear para un prototipo con software open source es mayor que el que se usaría para probar software comercial, pero a cambio se puede lograr una mayor comprensión del software y como éste satisface los requerimientos de la compañía.
  • La implementación de un prototipo con software open source de manera general estará liderada por el staff técnico de la organización debido a la complejidad que esto representa mientras que en el caso del software comercial la implementación puede estar liderada por el staff comercial, por esta razón, es necesario asegurarse que en ninguno de los casos se produzca un rompimiento del lazo negocio – tecnología ya que los dos puntos se complementan en la fase de evaluación de productos.
  • El software open source de manera general significa un ahorro en el tema de licenciamiento de los productos, ya que por ejemplo el software comercial implica que tengamos que pagar un monto correspondiente al licenciamiento de los productos, a lo que se suma el monto correspondiente al mantenimiento lo cual corresponde incluso hasta un 22% del monto pagado por las licencias. Lo expresado anteriormente no ocurre en el caso del software open source donde se pagan ciertos fees o cantidades de dinero pero con un enfoque diferente, por ejemplo: Red Hat Enteprise Linux ofrece servicios de soporte por niveles a monto de dinero pero no se tiene la figura de compra de licenciamiento del producto. Ahora, esto no quiere decir que un ahorro en las licencias nos garantice que el software open source es la solución más adecuada para nuestra organización, siempre antes de realizar una adquisición es necesario:
    Analizar si la organización tiene la necesidad de adquirir el producto
    Analizar si la oferta del proveedor es la mejor opción para la organización
  • Otros puntos a tomar en cuenta durante un análisis ROI son los costos de instalación y configuración y de integración y personalización de los productos. Aquí es necesario tomar en cuenta que si bien el software open source parecería más susceptible a generar problemas durante esta fase, también es cierto que ya se cuenta con productos muy estables en el mercado como por ejemplo: Red Hat, Suse, Jboss, etc., los cuales cuentan con servicios de suscripción de soporte, aliados de negocios calificados, documentación, presencia en el mercado, etc., lo cual disminuye los riesgos en estas fases de implementación de los proyectos, esto obviamente no es general y todavía existen productos no muy maduros en el mercado que implican que los tiempos asignados a los proyectos sean mucho mayores que si se los realizara con software comercial.
  • Un punto de discusión en este tipo de análisis son los costos asociados a la operación y mantenimiento del software, lo cual desde mi punto de vista es lo mismo tanto para el software comercial como para el software open source ya que una vez que se ha pasado por las fases de instalación, configuración e integración, el software es solo eso, software, no importa si es open source o no. Un punto que si tiene mucha relevancia y está muy asociado a este tema es el nivel de conocimiento del staff de IT ya que si este es muy bajo, el mantenimiento y operación de cualquier tipo de software puede considerarse un problema.

En base a los puntos expuestos anteriormente se puede ya empezar a realizar un análisis ROI propio y en esto insistimos, no es la mejor opción basar sus decisiones en los análisis publicados por su proveedor ya que no reflejan la realidad de su organización.
La realización del análisis ROI puede ayudarle a identificar los verdaderos costos y riesgos de un proyecto y ayudarle a su departamento de IT a prepararse para ello. Ahora, para comenzar abra su hoja de cálculo e ingrese la fórmula que le hemos dados al inicio de este post, no sin antes colocar un periodo de análisis por ejemplo de tres años, esto es, debería tener en cada fila las ganancias y costos asociados al proyecto (creación de un ambiente de prueba, instalación y configuración de software, tiempo del staff de IT empleado en la elaboración de prototipos, etc.) y en cada columna representar el tiempo de análisis.

Si necesita ayuda con este tema del ROI coloca tus comentarios o escríbenos.

Author: Paola Pullas

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Comments (7)

Cómo calcular el ROI de la implantación de un Portal de un Ayuntamiento?

Extraordinario trabajo, felicitaciones.

Existe documentación (libro) para obtener mayor información acerca del ROI y TCO al incorporar Open Source en la empresa?

un saludo,
Claudio

Santigo, Chile 8/8/07

Estimado Claudio

Muy interesante tu articulo, quisiera saber si tienes la hoja de excel ya armada para el cálculo el ROI, y si la tienes, me la podrías compartir

Saludos
Diego

Estimada Paola Pullas.
Mi nombre es Juan Carlos Guanoluisa soy ecuatoriano, estuve revisando información de Open source en Ecuador y realmente no existe ningun proyecto open source a nivel de sistemas de gestion que se apliquen a nuestra realidad, la mayoria de empresas en Ecuador que distribuyen sistemas de gestion open source son de afuera.

Yo he iniciado un proyecto open source junto con otros compañeros, y esperamos tener lista la primera version de este producto a finales de este año. Este va ha constar de los siguientes modulos inicialmente, luego queremos enforcarnos en empresas del sector automotriz ya que ese es un gran nicho de mercado y tenemos la experiencia para esto.

Este sistema tendra inicialmente los siguientes modulos.
Administrador del sistema.
Contabilidad general
Presupuestos contables
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Control bancario
Inventarios y facturacion.
Nomina

Las tecnologias que estamos utilizando son:
jboss 4.2
Ejb 3.0
Spring
Jsf
Fiji
Rich Faces
Facelets
jFree Chart
Jasper Report
Y como motor de base de datos es Oracle, Por que Oracle porque pensamos que esta es una base empresarial que ha entrado mucho en el mundo empresarial, ademas este sistema open source nace de un sistema realizado anteriormente en Oracle por lo que toda la funcionalidad de este sistema, por supuesto desarrollado por nosotros mismo ya ha sido probado en lagunas empresas.

El motivo de este email es para solicitarle su ayuda para saber como podemos publicar este producto, como Usted seguramente conoce, la unica manera de vivir economicamente con este tipo de productos es mediante el servicio.

Nose, disculpe tal ves la molestia pero no se que opina Usted personalmente con respecto a esta IDEA.

Estimada Paola Pullas.
Mi nombre es Juan Carlos Guanoluisa soy ecuatoriano, estuve revisando información de Open source en Ecuador y realmente no existe ningun proyecto open source a nivel de sistemas de gestion que se apliquen a nuestra realidad, la mayoria de empresas en Ecuador que distribuyen sistemas de gestion open source son de afuera.

Yo he iniciado un proyecto open source junto con otros compañeros, y esperamos tener lista la primera version de este producto a finales de este año. Este va ha constar de los siguientes modulos inicialmente, luego queremos enforcarnos en empresas del sector automotriz ya que ese es un gran nicho de mercado y tenemos la experiencia para esto.

Este sistema tendra inicialmente los siguientes modulos.
Administrador del sistema.
Contabilidad general
Presupuestos contables
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Control bancario
Inventarios y facturacion.
Nomina

Las tecnologias que estamos utilizando son:
jboss 4.2
Ejb 3.0
Spring
Jsf
Fiji
Rich Faces
Facelets
jFree Chart
Jasper Report
Y como motor de base de datos es Oracle, Por que Oracle porque pensamos que esta es una base empresarial que ha entrado mucho en el mundo empresarial, ademas este sistema open source nace de un sistema realizado anteriormente en Oracle por lo que toda la funcionalidad de este sistema, por supuesto desarrollado por nosotros mismo ya ha sido probado en lagunas empresas.

El motivo de este email es para solicitarle su ayuda para saber como podemos publicar este producto, como Usted seguramente conoce, la unica manera de vivir economicamente con este tipo de productos es mediante el servicio.

Nose, disculpe tal ves la molestia pero no se que opina Usted personalmente con respecto a esta IDEA. que de echo nosotros ya estamos trabajando

Gracias.

Estimado Juan Guanoluisa

En tu comentario veo que deseas elaborar un sistema orientado al sector automotriz pero en tus módulos no veo ningun modulo orientado a los procesos de la cadena de valor del taller como son mano de obra de reparación, mecánica y/o manejo de servicios de tiempos de entrega de vehículos. Lastimosamente si no ves la cadena d valor del proceso tu sistema sera un buen sistema de contabilidad únicamente.

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