Tecnología en tiempos de crisis

Posted by Paola Pullas | Posted in Management, Noticias, Opinión, Proyectos, Refundation, Software Libre | Posted on 23-01-2009

Tags: , , , , , ,

1

codeforfood

Leía recientemente en un blog de una ex profesora mía de la Universidad en la que se comenta que en tiempos de crisis tenemos dos opciones una no mencionable siquiera: vivir sin tecnología y otra que los directores de tecnología no deberían tomar en cuenta, que es recurrir a la piratería de programas que claramente deberían ser licenciados.

Lo que se propone en el post que leí es recurrir a la utilización de software libre como única alternativa, en lo cual estoy completamente en desacuerdo, pues simplemente es una de tantas y no siempre el retorno sobre la inversión es elevado, y, ¿por qué lo menciono? porque yo me planteé la siguiente pregunta: ¿Qué pasa con las empresas que no quieren esta alternativa o no pueden considerarla como una opción?, ¿Tienen alternativas reales para enfrentar la crisis?, o simplemente deben quedar aisladas, ¿Qué pasa con aquellos que ya tienen inversiones hechas o le han apostado a ciertos productos propietarios?.

Para responder estas preguntas se me hace necesario mencionar los hallazgos del segundo reporte anual State of the Data Center de Symantec el cual muestra claramente que las companías están obligando a que los encargados de las áreas de IT hagan más con menos recursos, que quiere decir esto, pues que las aplicaciones, servidores y sistemas de almacenamiento continúan creciendo a la par de los requerimientos de los usuarios, pero el problema es que se cuenta con menos recursos monetarios para cubrir las necesidades de ésta área en contínuo crecimiento. Estos hallazgos son el resultado de una entrevista que Symantec hace a 1,600 companías a nivel mundial.

Obviamente me dirán: pero si la encuesta se la hace a grandes empresas y nuestra realidad general es otra, y bueno, la respuesta es si, se la hizo a empresas con más de 5,000 empleados, una media de 500 personas dedicadas al área de IT y entre 30 a 49 data centers (oh!!), pero pregunto: ¿Acaso la realidad en las empresas más pequeñas no es la misma?, ¿Acaso no ha comenzado el año con una larga lista de nuevos proyectos, pero sin los recursos necesarios para completarlos?. En base a esto creo que el reporte y sus hallazgos son completamente útiles para todos.

Ahora que iniciativas me han parecido buenas:

a) Outsourcing: El reporte muestra que a nivel mundial casi la mitad de las companías recurren al ourtsourcing de tareas. Esto nos indica que esta es una alternativa viable en tiempos de crisis que puede ayudar a su companía a ser más efectiva y reducir costos ya que el outsourcing le permitirá contar con un staff altamente capacitado a su servicio.

b) Capacitación: De acuerdo al reporte los 2/3 de los encuestados consideran a la capacitación como una actividad estratégica. Esto nos indica que las organizaciones están en busca de personal más capacitado que les permita ahorrar costos y emprender en nuevos proyectos sin correr riesgos y desperdiciar recursos por falta de conocimiento.

c) Consolidación y Virtualización de Servidores: El reporte muestra que casi todos los encuestados en América buscan una solución de estandarización y administración efectiva. Las soluciones clave son la consolidación y virtualización que permitirán que su companía pueda ahorrar costos al tener ambientes integrados y fácilmente administrables, lo que incluso le permitirá reducir tiempos de downtime altamente costosos para las organizaciones.

d) Recuperación ante desastres: De acuerdo al reporte el 27% dice que necesita trabajar en sus esquemas de recuperación ante desastres y el 9% reporta que su plan es informal o no cuenta con documentación, si lo sumamos casi el 40% de las companías encuestadas estaría en riesgo de perder su información. Esto nos da la pauta para pensar en que no podemos encargar nuestros procesos de recuperación a sistemas informales o no probados aún y es mejor invertir en software, capacitación y delineamientos estrictos que nos permitan actuar ante una emergencia. Es seriamente riesgoso no contar con un plan de recuperación y más aún altamente costoso para las organizaciones la pérdida de información.

Todas estas iniciativas son válidas, obviamente si son proyectos nuevos porque no pensar en utilizar software libre pero en algunos casos no podemos arriesgarnos y deberemos buscar alternativas propietarias que me garanticen el desenvolvimiento de un trabajo adecuado, pero éstas decisiones son más fáciles de tomar con un staff de TI perfectamente capacitado que pueda reconocer entre buenos y malos productos, buenos y malos proveedores, buenos y malas estrategias de acción.

¿Está usted listo para enfrentar los retos de su área de IT?, ¿Sabe cuán eficaz es su plan de recuperación ante desastres?, ¿Sus colaboradores están realmente capacitados y le pueden ayudar a reducir costos?, ¿Sabe cuánto le costaría perder la información de su companía?. Estas son solo algunas preguntas que usted debería hacerse.

Autor: Paola Pullas

¿Sistemas nuevos?

Posted by Paola Pullas | Posted in Management, Opinión | Posted on 09-04-2007

1

Navegando por la blogósfera me encuentro en la página de Pedro Jorge Romero un post titulado “Siempre es difícil aprender a usar un sistema nuevo” que me llamó mucho la atención, sobre todo, porque en Ecuador hay una iniciativa impulsada por la Presidencia de la República para migrarnos a software libre.

Las migraciones son un proceso complejo que empieza realmente en el cambio de la cultura organizacional, seguido de la capacitación respectiva a los usuarios finales en el manejo de las nuevas plataformas, sea esto a nivel de: sistemas informáticos, herramientas ofimáticas, browsers de web, sistemas operativos, etc.

Es un reto realmente interesante pero se requiere de un equipo multidisciplinario que ayude a que los cambios no sean drásticos para el usuario final, y sobre todo, es un reto que implica que no todo el software del estado puede ser migrado, ya que para muchas de las aplicaciones es muy seguro que no se encontrará un equivalente. Este tipo de decisiones desde mi punto de vista no deberían implicar imposiciones de ningún tipo y no se trata de ser tibios o no en las decisiones, se trata simplemente de que no podemos vivir encerrados y limitados a un tipo de tecnología en particular, en el fondo lo que realmente interesa son los estándares y nótese bien que no hablo de la famosa neutralidad tecnológica, si podemos utilizar estándares no limitamos las opciones pero tampoco nos limitamos a un solo tipo de tecnología o producto, es así, que como esto puede ser muy beneficioso para aquellas empresas que nos dedicamos al software libre y open source podría ser un arma de doble filo si el Gobierno y las Asociaciones de Empresas de Software que existen en nuestro país no lo saben manejar adecuadamente.

Expertos?

Posted by Paola Pullas | Posted in Management | Posted on 24-12-2005

2

“An expert is a person who has made all the mistakes that can be made in a very narrow field”.

Niels Bohr

Cálculo de ROI para proyectos Open Source

Posted by Paola Pullas | Posted in Management | Posted on 14-12-2005

7

Una de las primeras cosas que debe tomarse en cuenta antes de iniciar un proyecto de TI es la realización de un análisis de costo beneficio que permita determinar si la inversión de tiempo y dinero que se hará tiene sentido para la organización, para esto, es común que se nos solicite un análisis del retorno sobre la inversión (ROI) del proyecto, sin embargo, en el camino debemos enfrentar algunos inconvenientes como por ejemplo que los resultados del análisis ROI pueden ser cambiados realizando ajustes a los puntos que se hubieren asumido, que los beneficios intangibles por lo general no son valorados e incluso no suelen ser incluídos en el análisis, que es complicado realizar estimaciones de como la tecnología permitirá incrementar las ganancias de la organización, etc.

La mayor parte de proveedores de tecnología publican en sus sitios web análisis ROI para productos específicos e industrias específicas, lo cual puede ser de ayuda, sin embargo, en este tipo de análisis se puede palpar claramente como realizando ajustes los resultados pueden ser diferentes, para dar un ejemplo, Microsoft ha publicado un sinnúmero de análisis ROI que muestran asombrosamente que la implementación de Linux es mucho más costosa que la de Windows, y también podemos encontrar lo contrario, análisis que muestran que Linux es mucho menos costoso que sus competidores, ahora, nosotros como miembros de los departamentos de TI debemos tener muy claro que los puntos de análisis para estos estudios aplican solamente a cierto tipo de compañías y bajo ciertas condiciones específicas por lo que lo más aconsejable es que sea usted quien realice su propio análisis y lo ajuste a las condiciones de su organización.

En este post pondremos enfoque en las consideraciones que deben tomarse en cuenta para realizar un análisis ROI en proyectos Open Source, para esto, es necesario tomar en cuenta que la fórmula de cálculo es muy parecida a la que se utiliza en el manejo de proyectos de software comercial:

ROI = (Ganancia + Ahorros) / (Costos de evaluación + Costos de licencias y mantenimiento + Costos de instalación y configuración + costos de integración y personalización + Costos soporte y operación)

A continuación se detallan algunos puntos a tomar en cuenta previo a la realización de este tipo de análisis:

  • La naturaleza de los costos del software comercial y el open source es completamente diferente, por lo que, para la realización de un análisis ROI se debe tomar en cuenta otros factores como: los ahorros que se obtienen para la organización fruto de la implementación de un software específico en términos de confiabilidad, disponibilidad, procedimientos de mantenimiento, etc., los cuales son importantes a pesar de ser difíciles de cuantificar.
  • El tiempo y costos de evaluación del software open source pueden ser mayores que el del software comercial, esto se debe a que los proveedores de software comercial invierten mucho dinero en whitepapers, material de mercadeo, conferencias y otro tipo de contenido que permita promocionar sus productos, mientras que para el software open source existe muy poco material que explique porque se necesita el software, por esta razón, la realización de pruebas de este tipo de productos involucra que el staff de TI de su organización esté comprometido en la investigación y comprensión de la funcionalidad del producto con la finalidad de determinar si lo que se está evaluando cubre las expectativas y requerimientos de la organización. En base a esto, es claro entonces que el número de recursos que se tenga que emplear para un prototipo con software open source es mayor que el que se usaría para probar software comercial, pero a cambio se puede lograr una mayor comprensión del software y como éste satisface los requerimientos de la compañía.
  • La implementación de un prototipo con software open source de manera general estará liderada por el staff técnico de la organización debido a la complejidad que esto representa mientras que en el caso del software comercial la implementación puede estar liderada por el staff comercial, por esta razón, es necesario asegurarse que en ninguno de los casos se produzca un rompimiento del lazo negocio – tecnología ya que los dos puntos se complementan en la fase de evaluación de productos.
  • El software open source de manera general significa un ahorro en el tema de licenciamiento de los productos, ya que por ejemplo el software comercial implica que tengamos que pagar un monto correspondiente al licenciamiento de los productos, a lo que se suma el monto correspondiente al mantenimiento lo cual corresponde incluso hasta un 22% del monto pagado por las licencias. Lo expresado anteriormente no ocurre en el caso del software open source donde se pagan ciertos fees o cantidades de dinero pero con un enfoque diferente, por ejemplo: Red Hat Enteprise Linux ofrece servicios de soporte por niveles a monto de dinero pero no se tiene la figura de compra de licenciamiento del producto. Ahora, esto no quiere decir que un ahorro en las licencias nos garantice que el software open source es la solución más adecuada para nuestra organización, siempre antes de realizar una adquisición es necesario:
    Analizar si la organización tiene la necesidad de adquirir el producto
    Analizar si la oferta del proveedor es la mejor opción para la organización
  • Otros puntos a tomar en cuenta durante un análisis ROI son los costos de instalación y configuración y de integración y personalización de los productos. Aquí es necesario tomar en cuenta que si bien el software open source parecería más susceptible a generar problemas durante esta fase, también es cierto que ya se cuenta con productos muy estables en el mercado como por ejemplo: Red Hat, Suse, Jboss, etc., los cuales cuentan con servicios de suscripción de soporte, aliados de negocios calificados, documentación, presencia en el mercado, etc., lo cual disminuye los riesgos en estas fases de implementación de los proyectos, esto obviamente no es general y todavía existen productos no muy maduros en el mercado que implican que los tiempos asignados a los proyectos sean mucho mayores que si se los realizara con software comercial.
  • Un punto de discusión en este tipo de análisis son los costos asociados a la operación y mantenimiento del software, lo cual desde mi punto de vista es lo mismo tanto para el software comercial como para el software open source ya que una vez que se ha pasado por las fases de instalación, configuración e integración, el software es solo eso, software, no importa si es open source o no. Un punto que si tiene mucha relevancia y está muy asociado a este tema es el nivel de conocimiento del staff de IT ya que si este es muy bajo, el mantenimiento y operación de cualquier tipo de software puede considerarse un problema.

En base a los puntos expuestos anteriormente se puede ya empezar a realizar un análisis ROI propio y en esto insistimos, no es la mejor opción basar sus decisiones en los análisis publicados por su proveedor ya que no reflejan la realidad de su organización.
La realización del análisis ROI puede ayudarle a identificar los verdaderos costos y riesgos de un proyecto y ayudarle a su departamento de IT a prepararse para ello. Ahora, para comenzar abra su hoja de cálculo e ingrese la fórmula que le hemos dados al inicio de este post, no sin antes colocar un periodo de análisis por ejemplo de tres años, esto es, debería tener en cada fila las ganancias y costos asociados al proyecto (creación de un ambiente de prueba, instalación y configuración de software, tiempo del staff de IT empleado en la elaboración de prototipos, etc.) y en cada columna representar el tiempo de análisis.

Si necesita ayuda con este tema del ROI coloca tus comentarios o escríbenos.

Author: Paola Pullas

Calidad en base a procesos acertados de definición de arquitecturas

Posted by Paola Pullas | Posted in Management | Posted on 14-11-2005

13

Hace algunos días me obsequiaron un libro muy interesante que hubiera querido poder comprar cuando desarrollaba mi proyecto de grado en la universidad, ¿por qué?, por la necesidad de conocer como llevar a cabo un proceso acertado de definición de las arquitecturas para el uso de la información en los procesos de negocio de las organizaciones, de manera independiente a la “marca” de hardware y software que estemos utilizando, es decir, es importante determinar QUE NECESITAMOS y CUANDO SERÁ IMPLEMENTADO, pero con una visión a largo plazo.

Pero, ¿qué necesitan las organizaciones en la actualidad para lograr el cumplimiento de sus objetivos?, la respuesta podría decirse que es genérica: accesibilidad, adaptabilidad, confiabilidad, poder de integración y costos razonables, en una sola palabra, se busca CALIDAD.

¿Cómo logralo?, utilizando una metodología de planeamiento orientada a la organización y no a la tecnología, ya que la idea de fondo no es reunir a nuestros ejecutivos y preguntarles que sistemas deseen que les implementemos, sino más bien, conocer que información es necesaria para llevar a cabo las operaciones en la organización, este tipo de concepción, evita que cometamos errores al momento de la toma de decisiones, puesto que la idea es concentrarnos en soportar las necesidades del negocio y no necesidades individuales ya que lo que puede ser crítico para un grupo hoy, puede no serlo dentro de un año y empezamos a perder el enfoque.

En Ecuador estamos acostumbrados a los enfoques tradicionales, aquellos de mayor rentabilidad para la organización en periodos cortos de tiempo, sacrificando en la mayoría de ocasiones proyectos de largo término que pueden significar un ahorro considerable. Empecemos entonces a generar cambios en base a metodologías probadas que pueden ser adaptadas a nuestra realidad, y que no son más que la muestra clara de lo obvio. A continuación se detallan los requerimientos para la implementación de una metodología:

1.¿Dónde empezar?
2.¿Dónde se encuentra actualmente la organización?
3.¿Dónde quiere la organización estar en el futuro?
4.¿Cómo conseguir lo propuesto?

Para responder estas interrogantes es necesario generar documentos de planeación, modelos del negocio, mapas de la infraestructura actual, modelos a nivel de datos, aplicaciones y tecnología, planes de implementación, etc.

¿Su organización cuenta con una metodología adecuada?, ¿Cuál?. Sería interesante que puedan compartir con nosotros sus comentarios al respecto.

Author: Paola Pullas

Cómo trabajar efectivamente con nuestros proveedores de tecnología

Posted by Paola Pullas | Posted in Management | Posted on 08-11-2005

3

Para muchas organizaciones es complicado seleccionar al aliado tecnológico que les proporcione los mejores productos y servicios, sobre todo, cuando no se cuenta con un proceso estructurado de selección.

A continuación se mencionan algunos tips que le ayudarán a tomar la decisión mas acertada:

  • Elaborar un documento de definición de los requerimientos del negocio clasificados por prioridad, esto es, ¿qué funcionalidad es mandatoria?, ¿qué funcionalidad es deseable?. Si no se elige los productos y servicios en base al documento elaborado se corre el riesgo de realizar una selección en base a atractivas características que pueden no estar dentro de las prioridades de la organización.
  • Evaluar críticamente los productos y/o servicios seleccionados, para lo cual, se debe solicitar una copia de evaluación del producto e instalarlo “in house”, visitar la página web del proveedor, asistir a webcasts, demostraciones del producto y consultar reportes publicados por organizaciones independientes en donde se analice la confiabilidad y el valor que brinda el proveedor a la organización.
  • Revisar referencias, conversar con otras organizaciones similares que estén utilizando el producto o servicio, preguntarles acerca del proceso de selección, de la fase de implementación, conocer que otros productos y servicios fueron evaluados, el número de personas que intervinieron en la implementación, solicitar información de la funcionalidad que haya sido implementada, los costos de mantenimiento, conocer cuál ha sido la curva de aprendizaje, etc.

A propósito de este tema, CIO Insight publicó un reporte en donde se analiza si los proveedores realmente proporcionan valor a sus clientes, este estudio fue realizado después de entrevistar a 1,050 ejecutivos del área de tecnología de información, ¿el resultado?, Red Hat recibió el valor más alto, seguido por Symantec y Dell en tercer lugar.

Este tipo de reportes nos permite conocer de cerca que opinan los actuales clientes y el mercado en general de los proveedores evaluados en el estudio y nos da una pauta inicial que definitivamente influirá en la toma de decisiones al interior de la organización.

Author: Paola Pullas

Customer Lifetime Value

Posted by Paola Pullas | Posted in Management | Posted on 06-11-2005

1

¿Por qué no comenzar tratando a nuestros clientes como quisiéramos que nos traten nuestros proveedores?

Este artículo se enfoca en uno de los activos intangibles más importantes para las organizaciones de hoy en día: “Los Clientes”. Después de haber leído algunas publicaciones relacionadas con el tema, me pareció interesante discutir con ustedes acerca del “customer lifetime value”, ¿cómo medirlo?, ¿cómo utilizarlo en el proceso de toma de decisiones?.

En términos sencillos se puede decir que el lifetime value es el valor presente de la ganancia a futuro que un cliente generaría para nuestra organización. Ahora, para complacer a los más filósofos y para que no se enojen conmigo por colocar algo que tal vez no está muy apegado a la literatura universitaria, a continuación una definición tomada de Wikipedia:

Customer lifetime value is a marketing metric that projects the value of a customer over the entire history of that customer’s relationship with a company. Use of customer lifetime value as a marketing metric tends to place greater emphasis on customer service and long-term customer satisfaction, rather than on maximizing short-term sales.

Pero como los conceptos “solos” no brindan valor agregado, sino la utilidad que podamos darles y el provecho que podamos sacarles en pro de mejorar y generar cambios en nuestras organizaciones, los invito a alistar una hoja de cálculo (que espero sea de Oppen Office) para hechar números y mirar como nos va con con el lifetime value de nuestros clientes.

Para poder calcular el lifetime value es necesario conocer que factores lo afectan directamente:

Margen (m): El margen es la ganancia anual que genera un cliente menos los costos de operación. Es necesario tomar conciencia de que mientras un cliente permanezca más tiempo con nosotros es menos costoso hacer negocios con él, ya que, con el paso del tiempo la tendencia es comprar más y con mayor frecuencia, a lo que se suma que se tiene la oportunidad de hacer venta cruzada tal como lo hace Amazon, sin embargo, es necesario dejar en claro que no todas las organizaciones experimentan un incremento de las ganancias, lo cual ocurre por diversos factores como por ejemplo: companías que no han puesto énfasis en hacer venta cruzada o companías que se dedican a la venta de un solo producto.

Retención de clientes (r): Si asumimos que un cliente provee un flujo de ganancia constante para la organización, se podría decir que es leal a nuestros productos y/o servicios, sin embargo, es necesario tomar en cuenta que a medida que los mercados crecen la competencia se intensifica y nuestros clientes cambian entre uno y otro proveedor, razón por la cual, es necesario tratar siempre de elevar nuestra tasa de retención de clientes.

Costo de capital (c): El costo de capital depende de la estructura financiera de una compañía. Hay muchos libros de texto que nos indican como determinar el costo de capital, pero es necesario saber que si estamos hablando de una compañía madura como Wal-Mart el costo de capital es menor que el de una companía de alto riesgo como podría ser Amazon.

Una vez que conocemos los factores que afectan al lifetime value podemos decir que:

Customer Lifetime Value = m (r / (1 + c – r) )

Ahora sí, podemos introducir nuestra fórmula en la hoja de cálculo y empezar a analizar a nuestros clientes con la finalidad de brindar un mejor servicio.

Espero que este artículo les sea de ayuda sobre todo en el proceso de toma de decisiones, esto es, mercadeo, retención y adquisición de clientes, asignación de recursos, etc.

Author: Paola Pullas

Performance Tuning Your PEOPLE

Posted by Paola Pullas | Posted in Management | Posted on 23-10-2005

2

Hace unos meses tuve la oportunidad de tener en mis manos el material de una conferencia impartida por Integra Technology Consulting. Lo interesante del material y lo que me llevó a leerlo es que parecía tomado de una guía de Oracle para administradores, pero con otro enfoque: “Performance Tuning Your People”, y es que efectivamente, nuestros colaboradores y nosotros mismo a nivel de coordinación necesitamos un afinamiento, y ojalá, fuera así de sencillo como hacerlo con Oracle Enterprise Manager en su versión 10g, pero todavía no hemos alcanzado ese grado de automatización lo cual hasta cierto punto es agradable escuchar porque implica que no hemos perdido nuestra esencia aunque sea necesario dar un pequeño mantenimiento a los engranajes que garantizan el funcionamiento de las organizaciones.

A continuación presento algunas estadísticas de un estudio de Gallup, las cuales son útiles sobre todo cuando estamos a cargo de liderar grupos de personas. Dichas estadísticas nos ponen a pensar cuan importante es la motivación que nuestros colaboradores puedan llegar a tener, claro está, sino queremos perderlos en el camino:

  • Del 75% al 80% de los colaboradores se sienten muy poco entusiasmados con su trabajo
  • Si todos los empleados estuvieran totalmente comprometidos, el 70% de los clientes serían más leales y las ganancias incrementarían en un 40%
  • Los empleados menos entusiasmados con su trabajo (16% en el estudio más reciente) pierden 3.5 días de trabajo adicionales que el promedio de los empleados de la organización

Estas estadísticas y muchas otras que pueden encontrarse en diferentes estudios realizados en el mercado nos conducen a analizar si en realidad contamos en nuestras organizaciones con una imagen clara del juego (misión), sus reglas (valores) y la forma en la que lo ganaremos (visión), esto, como el primer paso dentro de una estrategia orientada a mejorar el rendimiento de nuestros colaboradores, la mayoría de los cuales, muy probablemente al momento estén pensando en realizar un cambio de trabajo en un plazo no mayor a un año.

Una vez que hemos identificado claramente donde estamos como organización es necesario enfocarse en los siguientes aspectos:

  • Establecer un mecanismo para promocionar la confianza como un factor mandatario, esto es, decirle a nuestros colaboradores: ¿qué hacer? y ¿por qué?, en lugar de: ¿cómo? o ¿cuándo?. Ahora, es siempre importante tomar en cuenta que la confianza debe ser implementada como un mecanismo recíproco en donde a la vez que se confìa se brinda confianza.
  • Preservar un ambiente de lealtad empleador – empleado.
  • Mantener a la comunicación como un pilar importante de la organización, a través de la difusión de información de manera periódica. Al igual que la confianza y la lealtad, la comunicación es también un mecanismo de retroalimentación recíproco.
  • Implementar mecanismos de reconocimiento y retribuciones para nuestros colaboradores.

Así como la base de datos puede ser afinada realizando cambios en los parámetros en el archivo spfile y en ciertas sentencias SQL, nuestros colaboradores pueden presentar mejoras en su rendimiento en base a la implementación de los aspectos mencionados anteriormente, sin embargo, el cambio también es requerido al más alto nivel, puesto que hoy por hoy todavía es más importante para las organizaciones sus sistemas y procesos sobre sus colaboradores, aún cuando su funcionamiento exitoso depende de ellos.

Nota: La imagen para este post fue tomada del sitio web de Ubuntu por lo que el copyright de la misma les pertenece.

Author: Paola Pullas